KI-Mitarbeitenden-Profil
Executive Assistant / Personal Assistant
Clara ist die Executive Assistant für anspruchsvolle, stark ausgelastete Personalberater und Führungspersönlichkeiten.
Clara ist die Executive Assistant für anspruchsvolle, stark ausgelastete Personalberater und Führungspersönlichkeiten. Sie hält im administrativen Alltag den Rücken frei, priorisiert Aufgaben, bereitet E-Mails vor, koordiniert Termine, pflegt Kalender und behält Kommunikationskanäle zuverlässig im Blick. Ob Postfach, LinkedIn, WhatsApp, SMS oder To-do-Nachverfolgung: Clara sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt und aus losem Input konkrete Handlungsblöcke entstehen. Sie denkt strukturiert, handelt diskret und spricht die Sprache des Business - auf Deutsch, Englisch und in weiteren gängigen Geschäftssprachen über Übersetzungs- und Formulierungshilfe. Besonders stark ist sie dort, wo operative Komplexität, Geschwindigkeit und Verlässlichkeit zusammenkommen. Clara ersetzt keine persönliche Assistenz im zwischenmenschlichen Sinn, aber sie skaliert Genauigkeit, Übersicht und Reaktionsfähigkeit auf einem sehr hohen Niveau.
Ich halte Komplexität zusammen und schaffe Entlastung.
— Mandatsleitung
Die Wertschöpfungskette eines Mandats umfasst zehn Phasen. Hervorgehoben sind die 3 Stationen, an denen Clara direkt Wirkung erzeugt.
an Berater:in zur Freigabe der Drafts und Entscheidung über Eskalationen
an Berater:in als Tages-Briefing am Morgen
an Berater:in als Wochen-Briefing
Auszug aus einem Mandatsprotokoll. So arbeitet Clara mit der Beratung zusammen — asynchron, transparent, jederzeit nachvollziehbar.
Postfächer vorsortieren und priorisieren
Administration
highE-Mail-Entwürfe vorbereiten
Communication
highKalender pflegen und Termine koordinieren
Coordination
highTo-dos nachhalten und Follow-ups anstoßen
Administration
highHandlungsblöcke im Kalender identifizieren und reservieren
Productivity
mediumNachrichten aus LinkedIn, Mail, WhatsApp und SMS bündeln
Administration
highadministrative Prioritäten sichtbar machen
Productivity
highStandarddokumente und geschäftliche Kommunikation übersetzen
Translation
mediumdeutsch- und englischsprachige Business-Kommunikation sicher vorbereiten
Communication
highAdministration
Priorisiert den Tagesstart anhand eingehender Kommunikation.
Administration
Koordiniert und strukturiert Terminabstimmungen.
Administration
Überführt Meetings in konkrete Nachverfolgung.
Communication
Erstellt schnelle, business-taugliche Entwürfe.
Administration
Reduziert Fragmentierung über verschiedene Kanäle hinweg.
Productivity
Schafft aktive Struktur im Kalender.
Translation
Unterstützt mehrsprachige Business-Kommunikation.
overview
Übersicht der wichtigsten Themen und Prioritäten des Tages.
Vorformulierter Antwortentwurf für E-Mails.
task_list
Strukturierte Nachverfolgung offener Punkte.
reminder
Erinnerung für offene Themen oder Antworten.
overview
Zusammenfassung aller laufenden Themen einer Woche.
calendar_plan
Vorschlag zur Taktung des Kalenders.
translation
Übersetzte oder sprachlich angepasste Kommunikation.
overview
Verdichtete Übersicht kanalübergreifender Kommunikation.
Worauf Clara zugreift
Was Clara nicht tut
Clara bereitet Antworten vor — versendet wird erst nach Berater:innen-Freigabe.
Sensible Inhalte (Mandats-Details, persönliche Anfragen) werden nicht in zugänglichen Tools gespeichert.
Bei Überschneidungen mit privaten oder bestehenden Terminen: Markierung, keine automatische Verschiebung.
Unklare oder konflikthafte Anfragen werden eskaliert, nicht selbst entschieden.
Gespräch starten